¿Cómo hacer el registro de viajeros en un alojamiento vacacional?

22 Ene
2025
Última revisión: 22 enero, 2025

En la actualidad, el ir y venir de los huéspedes en un alojamiento vacacional ha cambiado. Y es que aunque realices la gestión de manera particular, deberás cumplir con una serie de obligaciones, como la de llevar un Registro de Viajeros.

El Real Decreto 933/2021 establece que todo aquel que realice una actividad que esté relacionada con el hospedaje en España tendrá que enviar los datos de sus huéspedes al Ministerio del Interior, con el fin de proteger la seguridad ciudadana y controlar el turismo. De este modo, como propietario de un alojamiento vacacional, estarás en la obligación de enviar los datos de tus huéspedes a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, que es la forma habilitada para ello. 

Para enseñarte cómo hacerlo y dar respuesta a las dudas más frecuentes, hemos preparado esta guía sobre el registro de viajeros en un alojamiento rural

¿Desde cuándo es obligatorio el registro de viajeros en un alojamiento vacacional?

Como ya te comentábamos, el registro de viajeros está regido por el Real Decreto 933/2021 que es de obligado cumplimiento desde el 2 de diciembre de 2024. Por eso, tanto si eres una persona física o jurídica que gestiona o es propietaria de un hotel, hostal, albergue, casa rural, camping y bungalows, apartamentos turísticos y alojamientos vacacionales, debes saber cómo hacer el registro de viajeros  a través de SES.HOSPEAJES, para así evitar sanciones. 

Desde Ruralidays facilitaremos a las autoridades los datos de la Reserva de Hospedaje, pero es tu responsabilidad registrar el Parte de Viajeros (te explicamos estos puntos más abajo).

Con anterioridad, el registro de viajeros se podía realizar a través de Hospederías de la Guardia Civil o WebPol/E-HOTEL, plataforma de la Policía Nacional. Sin embargo, ahora que ya está aplicada cien por cien la nueva norma, solo es necesario hacer el registro de viajeros desde la nueva plataforma, reemplazando todas medios existentes por una única plataforma centralizada. A continuación, te contamos más detalles sobre SES.HOSPEDAJES.

¿Qué es SES.HOSPEDAJES?

SES.HOSPEDAJES es una plataforma habilitada por el Ministerio del Interior de España para hacer más fácil la transmisión y recopilación de los datos para el registro de viajeros y, de este modo, cumplir con la normativa vigente. 

Así, las personas que gestionen un alojamiento turístico como los que hemos mencionado más arriba deberán acceder a la web de SES.HOSPEDAJES y crear una nueva cuenta, en el caso de no disponer de una, para poder llevar a cabo de manera satisfactoria el registro de huéspedes. En las próximas líneas te contamos los pasos que debes seguir para compartir los datos de tus huéspedes y cumplir con la normativa vigente. 

Paso a paso en SES.HOSPEDAJES

Ahora te mostramos los pasos que deberás seguir para dar de alta tu alojamiento rural en SES.HOSPEDAJES y poder realizar el envío de la información de los huéspedes de tu alojamiento rural para completar con éxito el registro de viajeros.

1- Accede a SES.HOSPEDAJES y selecciona el apartado “Acceso al registro de establecimientos y entidades”.

2- Regístrate en la aplicación. Para ello deberás disponer de un certificado digital o tener alta en cl@ve. Después, debes rellenar el formulario y completar el procedimiento con la firma y registro digital. 

3- Inicia sesión para dar de alta tu vivienda. Una vez completado el registro, tendrás que iniciar sesión para poder dar de alta tu vivienda, proporcionando todos los datos necesarios para ello.

4- Comienza a introducir los datos de los viajeros. Para comunicar cada reserva debe hacerse desde Consulta y envío de comunicaciones => Creación de una nueva comunicación. 

Plazo de entrega: Si cuentas con la información necesaria puedes notificar el registro antes de la llegada de los viajeros o el mismo día de llegada, eso sí, debes cumplir con el plazo de entrega obligatorio que se cumple a las 24 horas siguientes a la llegada del huésped a tu alojamiento. El retraso puede ser considerado una infracción de la normativa y podría acarrear una sanción administrativa de hasta 30.000 euros si se detecta en una inspección.

No hace falta firmar el parte de viajeros en formato físico, solo electrónicamente. Pero deberás guardar una copia del registro durante al menos 3 años ya sea en formato físico o digital.

En caso de cancelación de la reserva: tendrás que notificar la cancelación en el Registro de viajeros, Por eso, para evitar doble trabajo, lo ideal es hacer el Registro el día de la llegada de los viajeros o en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada.

¿Cómo facilitar este proceso?

Si prefieres simplificar el registro, existen aplicaciones móviles como Check-in Scan, Partee o Chekin, que te permiten gestionar los datos de los huéspedes de forma rápida y sencilla, cumpliendo con la normativa vigente.   

¿Qué información se necesita para el registro de viajeros?

Y te estarás preguntando, ¿qué información necesito pedirle a mis huéspedes para realizar el registro de viajeros? Te presentamos un listado con toda la información que hay que presentar para el registro de viajeros de tu alojamiento. 

Reserva de Hospedaje

La Reserva de Hospedaje es el registro de la reserva.

Datos del Establecimiento

  1. Tipo de Establecimiento (VTAR, Casa Rural, etc)
  2. Nombre
  3. Dirección
  4. País
  5. Provincia
  6. Municipio
  7. Código Postal

Datos del Contrato

  1. Referencia 
  2. Fecha de Contrato
  3. Fecha de entrada y salida
  4. Número de personas (No diferencia entre adultos y niños)
  5. Tipo de Pago (Ejemplo: Plataforma de pago, Transferencia…).

Datos del Titular (del contrato, la persona que ha hecho la reserva)

  1. Nombre
  2. Primer Apellido
  3. Teléfono / Correo electrónico (hay que elegir uno u otro)

Parte de Viajeros

El Parte de Viajeros es el registro de los datos de los huéspedes que finalmente se alojan en la casa. Todos los huéspedes deben ser registrados, incluidos los menores de edad.

Datos del Establecimiento

  1. Tipo de Establecimiento (VTAR, Casa Rural, etc)
  2. Nombre
  3. Dirección
  4. País 
  5. Provincia
  6. Municipio
  7. Código Postal

Datos del Contrato

  1. Referencia (ID de la Reserva)
  2. Fecha de Contrato (Fecha de Bono)
  3. Fecha de entrada y salida
  4. Número de personas (No diferencia entre adultos y niños)
  5. Tipo de Pago (Ejemplo: Plataforma de pago, Transferencia…).

Datos del viajero (siempre es obligatorio aunque no se marque “Añadir viajero”)

Si marcas “Añadir viajero”

  1. Nombre
  2. Primer Apellido
  3. Fecha de Nacimiento
  4. Tipo de Documento (Obligatorio solo para las personas mayores de edad)
  5. Documento (Obligatorio solo para las personas mayores de edad)
  6. Soporte del documento (Obligatorio si es NIE o NIF y solo para personas mayores de edad)
  7. Teléfono / Correo electrónico (hay que elegir uno u otro)
  8. Parentesco (Cuando hay un viajero menor de edad)

Si añades un viajero, los datos de “Dirección del viajero” pasan a ser obligatorios:

  1. Dirección
  2. País
  3. Provincia (solo si el viajero procede de España)
  4. Código Postal

Haciendo clic en Añadir a la lista, los datos del viajero se añaden y la pantalla se pone en blanco para meter datos de un nuevo viajero.

¿Qué ocurre si los huéspedes se niegan a proporcionar sus datos?

Al ser obligatorio, podrás negar el acceso a tu alojamiento a aquellos viajeros que no te faciliten todos los datos necesarios. Si tienen reticencias a dar ciertos datos coméntales que la norma respeta la legislación española y europea en materia de protección de datos y ha sido avalada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y por el Consejo de Estado.

Utiliza esta guía para realizar el correcto registro de viajeros en tu alojamiento vacacional y evitar posibles sanciones. Si quieres darle más visibilidad y agilizar la gestión de tu alojamiento vacacional, Ruralidays es el portal que necesitas. Te ayudamos personalmente en cada paso del camino hacia el éxito.

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Fuentes:
¿Cómo hacer el registro de viajeros en un alojamiento vacacional? es un artículo que trata sobre Empresa en Andalucía
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